1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento es Coincido, con domicilio a efectos de notificaciones en el EEE y canal de contacto para cualquier asunto de privacidad en coincido-2@polsia.app.
2. Qué datos personales recogemos
Recogemos únicamente los datos necesarios para prestar el servicio. En concreto:
- Datos de cuenta: dirección de email, nombre y, si te registras con un proveedor externo, el identificador que ese proveedor nos devuelve.
- Datos operativos del producto: archivos CSV/TPV/extractos que subes, conciliaciones generadas, liquidaciones mensuales y registros de conexiones a canales de pago.
- Datos técnicos: dirección IP, agente de navegador y registros básicos del sistema (logs), para seguridad y prevención de abuso.
- Datos de soporte: contenido de los emails que nos escribes cuando nos pides ayuda.
No tratamos categorías especiales de datos del artículo 9 del RGPD (origen étnico o racial, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, datos sindicales, datos genéticos o biométricos, datos relativos a la salud o a la vida u orientación sexual).
3. Para qué los usamos y con qué base jurídica
Cada tratamiento tiene una finalidad concreta. No automatizamos decisiones con efectos jurídicos sobre ti y no elaboramos perfiles con fines comerciales.
- Prestar el servicio (art. 6.1.b RGPD): ejecutar el contrato de la cuenta de Coincido y generar las conciliaciones que solicitas.
- Cumplir obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD):conservar libros y registros contables y fiscales conforme a la normativa española aplicable.
- Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD):mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraude y abuso y responder a solicitudes razonables de autoridades competentes.
No usamos tu información para enviarte marketing de productos no contratados ni la compartimos con anunciantes.
4. Cuánto los conservamos
Aplicamos minimización: conservamos solo lo necesario y durante el plazo más corto compatible con la finalidad. Los plazos son estos:
Datos de cuenta
Mientras la cuenta esté activa y, tras la baja, el tiempo marcado por la normativa contable española (libros y registros: 6 años desde el último asiento).
Datos operativos
Subidas de CSV, conciliaciones y reportes: asociados a tu cuenta mientras la mantengas activa, y borrados con ella salvo obligación contable.
Comunicaciones de soporte
24 meses desde el cierre de la incidencia, para poder dar seguimiento histórico.
Registros técnicos (logs)
12 meses por defecto, salvo que una incidencia concreta requiera conservarlos más tiempo.
Cuando borras tu cuenta, los datos asociados dejan de estar accesibles en el panel en el momento. Los registros que la normativa contable española obliga a conservar permanecen, durante los plazos legales, en un archivo separado sin acceso desde la aplicación.
5. Quién tiene acceso a tus datos (encargados del tratamiento)
Una parte del tratamiento la realizan terceros, llamados encargados del tratamiento en el RGPD. Estos son los que hoy intervienen en la cadena:
Infraestructura y base de datos
Alojamiento de la aplicación, base de datos PostgreSQL y archivos de conciliaciones.
Proveedor con infraestructura en el EEE. Bajo solicitud te facilitamos el nombre y la región exacta.
Servicio de autenticación
Inicio de sesión, gestión de sesiones y credenciales de tu cuenta.
Proveedor europeo integrado en la capa de auth del producto.
Procesador de pagos
Cobro de las suscripciones y emisión de recibos en USD al cambio del día.
Stripe opera dentro y fuera del EEE; los pagos se procesan conforme a los términos de Stripe y a las garantías que aplican a transferencias internacionales.
Servicio de correo transaccional
Envío de avisos operativos: alertas de conciliación, resúmenes y comunicaciones de RGPD.
Operado a través del proxy de correo de la plataforma Coincido.
Lectura de extractos y TPV
Análisis de los CSV de TPV y extractos bancarios que subes al panel.
Parser interno: el archivo se procesa en nuestra propia infraestructura. No se envía a terceros para su lectura.
Si quieres la lista completa de sub-procesadores vigentes, con su nombre, país y actividad, te la facilitamos al solicitarla a coincido-2@polsia.app.
6. Transferencias internacionales
Nuestra infraestructura principal opera dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). Cuando un encargado del tratamiento tiene parte de su actividad fuera del EEE (por ejemplo, el procesador de pagos), esa transferencia se realiza con las garantías exigidas por el RGPD. Tratamos de apoyarnos en decisiones de adecuación cuando existen y, en otro caso, en cláusulas contractuales tipo u otras garantías equivalentes.
Si quieres el detalle del régimen concreto que aplica a cada transferencia, escríbenos y te lo enviamos.
7. Tus derechos RGPD
El RGPD te reconoce los siguientes derechos. Puedes ejercerlos en cualquier momento:
Acceso
Obtener confirmación de qué datos personales tratamos sobre ti y una copia de los mismos.
Rectificación
Pedir que corrijamos datos inexactos o incompletos (por ejemplo, el nombre fiscal de tu negocio).
Supresión
Solicitar que borremos tus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad con la que los recogimos.
Limitación
Pedir que limitemos temporalmente el tratamiento en los supuestos previstos por el RGPD (art. 18).
Portabilidad
Recibir los datos que nos has facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y solicitar su transmisión a otro responsable.
Oposición
Oponerte al tratamiento basado en nuestro interés legítimo, y en cualquier momento a tratamientos con fines de marketing directo.
Para ejercerlos, escríbenos a coincido-2@polsia.app indicando derecho que ejerces y, si así lo prefieres, adjuntando una copia de un documento que te identifique. Te respondemos en un plazo máximo de un mes desde la recepción. Si tu solicitud es compleja, podemos ampliar ese plazo hasta dos meses más, informándote de los motivos dentro del primer mes.
Si consideras que no hemos atendido correctamente tu derecho, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en su sede en Madrid (C/ Jorge Juan, 6) o a través de su sede electrónica. Te informamos de esta vía sin perjuicio de que agotaremos la nuestra primero.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo: cifrado en tránsito de las comunicaciones (HTTPS/TLS), control de acceso por usuario con autenticación reforzada, segregación entre entornos, seguimiento de dependencias, copias de seguridad y registro de eventos relevantes para auditoría.
No declaramos certificaciones que no tengamos. Si en el futuro obtienes una, la publicaremos aquí junto con la fecha de emisión y el alcance.
10. Cambios a esta política
Publicaremos cualquier cambio material indicando la nueva fecha de actualización al inicio de esta página. Si el cambio afecta a tratamientos sustanciales, lo notificaremos por email a las cuentas activas con una antelación razonable antes de que entre en vigor.